En un procedimiento de fiscalización tributaria, uno de los puntos más observados por la SUNAT es la fehaciencia de los gastos. Esto implica demostrar que los desembolsos registrados, especialmente los relacionados con remuneraciones al personal, realmente se han efectuado y están debidamente respaldados.
La normativa tributaria peruana permite al administrado presentar medios probatorios de manera libre, siempre que estos sean pertinentes y útiles para sustentar la realidad económica de los gastos observados. SUNAT también puede requerir documentación complementaria, evaluándola de forma conjunta y razonada para verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Aunque no existe una lista mínima obligatoria, algunos de los documentos más relevantes para sustentar gastos laborales incluyen:
- Contratos de trabajo y planillas electrónicas.
- Organigramas y manuales de funciones (MOF, ROF, RIT).
- Políticas internas de evaluación, productividad y desempeño.
- Boletas de pago detalladas, incluyendo conceptos remunerativos y no remunerativos.
- Registros de asistencia o acuerdos de modalidad laboral (presencial, remota, mixta).
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- Legajo del trabajador: evaluaciones, sanciones, méritos y evolución profesional.
- Documentación sobre permisos, licencias, retiros voluntarios o despidos.
- Accesos a sistemas informáticos que evidencien la prestación del servicio.
- Correos electrónicos y otros medios digitales que sustenten el trabajo realizado.
- Contabilización en libros y registros contables, junto con la forma de pago.
Cabe destacar que sustentar la fehaciencia del gasto no exime de cumplir con otros requisitos como la causalidad, normalidad, razonabilidad y los criterios establecidos en la legislación y jurisprudencia vigente. Además, en operaciones entre partes vinculadas, es imprescindible cumplir con las normas sobre precios de transferencia.
Una correcta documentación no solo evita reparos tributarios, sino que también refuerza la transparencia y solidez financiera de la empresa.
Escrito por Grupo Verona
