La deducción de gastos de movilidad es uno de los temas que más dudas genera entre empresas y contadores, especialmente durante fiscalizaciones del Impuesto a la Renta. Aunque parecen gastos simples, su sustentación tiene reglas específicas que deben cumplirse para evitar reparos. Tanto la Ley del Impuesto a la Renta (LIR) como su Reglamento establecen criterios claros sobre cómo acreditar estos desembolsos y qué documentos son válidos.
Causalidad y sustento
Todo gasto debe cumplir con el principio de causalidad, previsto en el primer párrafo del artículo 37 de la LIR: debe ser necesario para generar renta o mantener la fuente productora. En el caso de la movilidad, esto implica que el traslado del trabajador debe estar directamente vinculado con sus funciones: entrega de documentos, visitas a clientes, reuniones fuera de oficina, entre otros.
Además, como regla general, todo gasto debe estar respaldado con un comprobante de pago. Sin embargo, la normativa reconoce una excepción para los gastos de movilidad: la planilla de movilidad, regulada en el inciso a1) del artículo 37 de la LIR y el inciso v) del artículo 21 del Reglamento.
¿Comprobante o planilla? Solo uno por día
La empresa puede sustentar los gastos de movilidad de un trabajador de dos maneras:
- Con comprobante de pago, o
- Con planilla de movilidad, hasta el límite diario del 4 % de la Remuneración Mínima Vital (RMV). Con la RMV vigente de S/ 1,130, el tope es S/ 45 por día.
Leer más: Trabajo del hogar: SUNAFIL recuerda derechos y edad mínima
Leer más: Corte Suprema limita alcance probatorio de actas de SUNAFIL
Ambos documentos no pueden usarse simultáneamente para un mismo trabajador en un mismo día. Además, la SUNAT no acepta planilla de movilidad cuando el trabajador tiene movilidad asignada por la empresa.
El Informe N.° 046-2008-SUNAT/2B0000 agrega un criterio importante: no califican como gastos de movilidad —y por tanto no pueden sustentarse con planilla— aquellos realizados por trabajadores que usan su propio vehículo.
Requisitos obligatorios de la planilla de movilidad
Para que la planilla sea válida, debe contener:
- Numeración correlativa
- Nombre o razón social del contribuyente
- Período o día que comprende
- Fecha de emisión
- Por cada desplazamiento: fecha, nombre del trabajador, DNI, motivo, destino y monto gastado
La omisión de cualquiera de estos datos invalida la planilla como sustento.
Aspectos adicionales a considerar
- El gasto debe corresponder a desplazamientos dentro de una misma zona geográfica; no aplica para viáticos.
- No constituye un beneficio para el trabajador, sino una condición de trabajo, por lo que no está afecto a quinta categoría, incluso si supera el límite del 4 % de la RMV.
- La empresa puede llevar planillas por trabajador o por día, según su operatividad.
Aplicar correctamente estas reglas no solo permite optimizar la carga tributaria, sino también reducir riesgos ante una eventual fiscalización.
Escrito por Grupo Verona
