Una de las causas frecuentes de fiscalización que más afecta a los empresarios es la emisión de facturas con errores que dificultan el proceso de validación, generando un rechazo de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT).
Si bien hay errores que pueden ser fácilmente superados mediante el buen uso de la tecnología y/o el uso de herramientas de alerta que permitan advertir el estado de las facturas, la meta debería ser eliminar cualquier riesgo relacionado con la emisión de comprobantes de pago: desde la falta de pago, hasta un proceso de supervisión de SUNAT.
Es prudente señalar, además, que, incluso con el avance tecnológico actual, muchas empresas todavía transcriben los datos tributarios de forma manual; ello configura una mala práctica que está sujeta a errores humanos de digitación.
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Errores comunes que pueden superarse con la ayuda de la tecnología:
- Errores de concordancia: ingresar un comprobante que previamente fue registrado con otros datos.
- Registro de facturas fuera de fecha: de acuerdo a la normativa de SUNAT, las facturas deben reportarse en un periodo de ocho días calendario al día siguiente de su emisión.
- Errores contables: como el mal cálculo del IGV, reportes de retenciones con valor de cero, etc.; son comunes de las pequeñas y microempresas, las cuales usualmente no cuentan con la tecnología o adecuada asesoría contable.
- Errores técnicos: como fallas en la emisión de los archivos XML o la falta de vinculación del PSE con el emisor.
La solución obvia para evitar estos errores es utilizar el sistema de facturación electrónica, tanto para emitir como para recibir los documentos. La principal ventaja del sistema electrónico es la generación de archivos compatibles con la plataforma de SUNAT y con los archivos contables de cualquier empresa.
Escrito por: Grupo Verona