El Control de Asistencia no es solo una obligación burocrática; es el espejo legal de la jornada laboral y la primera línea de defensa de tu empresa frente a demandas y fiscalizaciones de la SUNAFIL. Una gestión descuidada de este proceso puede costarle a tu empresa juicios por horas extra no pagadas o multas por la simple falta de registros.
Aquí te presentamos los cinco puntos más sensibles del control de asistencia que todo empleador debe dominar.
- ¿El cambio de uniforme cuenta como trabajo?
Esta es una pregunta frecuente que genera mucha controversia. La regla general es que el tiempo que el trabajador dedica a cambiarse de uniforme es un acto de carácter preparatorio y no cuenta como tiempo de trabajo efectivo.
Sin embargo, la ley y la jurisprudencia establecen una excepción fundamental: si la empresa impone que este cambio se realice dentro de la jornada o si la actividad es indispensable por razones de seguridad (ej. plantas industriales) o salubridad (ej. hospitales), ese tiempo debe ser remunerado. Si obligas a tu personal a cambiarse en el locker de la empresa, es mejor que lo incluyas en su jornada.
- ¿Cuál es el plazo de conservación de registros?
La normativa laboral peruana te exige conservar los registros de asistencia por un periodo mínimo de 5 años desde su elaboración. ¡Cinco años! Este deber es imperativo.
La falta de un registro adecuado o su extravío no solo atrae multas de SUNAFIL, sino que te deja sin defensa en un litigio. En un juicio laboral, la ausencia de estos documentos genera una presunción a favor del trabajador sobre las horas y la jornada reclamada. ¡El trabajador ganará por tu error administrativo!
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- Biometría vs. privacidad: El Límite de la Tecnología
Los sistemas de registro han evolucionado (biométricos, tarjeteros, geolocalización), pero cada sistema debe implementarse con un respeto absoluto por los derechos del trabajador. Los sistemas de huella digital o reconocimiento facial son considerados datos sensibles; por ello, su implementación debe cumplir rigurosamente con la Ley de Protección de Datos Personales. Asegúrate de informar y obtener el consentimiento.
- Horas extra en la fiscalización
Un registro preciso es el único que permite calcular correctamente la jornada laboral y, sobre todo, la compensación de las horas extra con la sobretasa legal correspondiente. La imprecisión o la alteración del control de asistencia son las principales causas de las grandes multas impuestas por SUNAFIL.
- Protocolo de ausencias
Tener un protocolo claro para la justificación de tardanzas e inasistencias es esencial. Los documentos (certificados médicos, licencias) deben presentarse de manera oportuna. Una gestión eficiente de este proceso evita que una ausencia justificada se convierta en una falta grave que pueda derivar en una sanción disciplinaria o, peor aún, en un despido.
El control de asistencia no es solo una formalidad administrativa: es una herramienta clave para garantizar el cumplimiento de la jornada laboral, calcular correctamente las horas extra y proteger a la empresa frente a eventuales fiscalizaciones o litigios laborales.
Escrito por Grupo Verona
